Unverzichtbare digitale Tools für Gastronomen

Die Digitalisierung hat Einzug in die meisten Branchen gehalten, und die Gastronomie bildet da keine Ausnahme. Seit einigen Jahren ist nicht nur ein wachsendes Bewusstsein bei den Gastronomen zu beobachten, sondern es kommen auch digitale Lösungen auf den Markt, die ihren Bedürfnissen sowohl im Servicebereich als auch hinter den Kulissen der Restaurants gerecht werden.

Auch wenn dieser Sektor nicht zu 100 % digitalisiert werden wird, da der persönliche Kontakt unverzichtbar ist, hat die Digitalisierung dennoch ihren Platz und wird sogar notwendig, um den Kundenstamm auszubauen und zu binden. Die meisten Kunden suchen selbst im Internet oder nutzen Apps, um ein Restaurant auszuwählen, zu reservieren und anschließend zu bewerten, wobei sie immer höhere Ansprüche an das Erlebnis im Restaurant stellen.

Wir haben uns daher entschlossen, Ihnen einen Überblick über die wichtigsten digitalen Tools für Gastronomen zu geben, und zwar anhand von sechs Schlüsselbereichen ihres Arbeitsalltags.

Die Personalbeschaffung

Um sein Team zusammenzustellen, kann ein Gastronom auf klassische Online-Stellenportale zurückgreifen, doch diese sind nicht immer auf seine Bedürfnisse zugeschnitten. Aufgrund der sehr hohen Fluktuation und der starken saisonalen Schwankungen ist der Personalbedarf von Gastronomen oft dringend und befristet. An bestimmten Feiertagswochenenden, während der Sommerferien oder sogar wenn ein Kellner krank ist, benötigen Gastronomen unter Umständen sofortige Verstärkung für ihr Personal.

Eine Anzeige an der Tür anzubringen oder auf einer Jobbörse zu veröffentlichen, reicht jedoch nicht aus, um schnell neue Mitarbeiter zu finden.

Um dem entgegenzuwirken, haben Brigad und Extracadrabra eine Plattform ins Leben gerufen, über die Gastronomen für befristete Einsätze mit Personal (Kellner, Köche usw.) in Kontakt treten können. Brigad verspricht den Restaurants sogar, innerhalb einer Stunde zusätzliches Personal bereitzustellen!

Personalmanagement

Abgesehen von der Personalbeschaffung sind die Teams in der Gastronomie oft recht groß und müssen gut organisiert werden. Denn in der Gastronomie herrscht ein anderer Arbeitsrhythmus als im Büro, und die Arbeitszeiten erstrecken sich über sehr lange Zeiträume. Daher müssen die Dienstpläne des Personals verwaltet und die individuellen Einschränkungen und Verfügbarkeiten jedes Einzelnen berücksichtigt werden. Die Dienstpläne unterscheiden sich oft von Woche zu Woche, und es kostet die Verantwortlichen viel Zeit, diese ständig neu zu erstellen.

Mehrere Start-ups haben sich in diesem Bereich etabliert, darunter insbesondere Skello, das die Online-Verwaltung von Dienstplänen und Personal ermöglicht. Mit ihrer Software lässt sich mit wenigen Klicks automatisch ein Dienstplan erstellen, der die jeweiligen Regeln und Vorgaben für das Personal und deren Arbeitsverträge berücksichtigt.

Die Reservierung

Die Reservierung, die früher telefonisch erfolgte, wird heute hauptsächlich online vorgenommen. Man muss wissen, dass jeder zweite Franzose online in einem Restaurant reserviert. Umgekehrt bietet mittlerweile jedes zweite Restaurant einen Online-Reservierungsservice an.* Ein Online-Reservierungssystem wird daher zur Notwendigkeit.

Darüber hinaus können Gastronomen so mehr Reservierungen sichern und Zeit sparen, indem sie alle Reservierungen zentral verwalten, keine Reservierung übersehen und die Tischverteilung besser im Voraus planen können.

Zahlreiche Unternehmen bieten Restaurants ein Reservierungssystem an, und ZenChef gehört dazu. Dieses Start-up bietet einen sehr umfassenden Service an, bei dem es Restaurants die Möglichkeit bietet, eine eigene Website zu erstellen, falls dies noch nicht geschehen ist, und dort ein Reservierungssystem zu integrieren. Dieses Reservierungssystem ermöglicht es den Restaurants zudem, ihre Kunden zu binden, da sie damit Informationen über ihre Kunden sammeln und so deren Bedürfnisse besser verstehen sowie mit ihnen kommunizieren können.

Kassen- oder Zahlungslösung

Im Bestreben, Zeit zu sparen und die Kundenzufriedenheit zu steigern, werden digitale Kassen- und Zahlungslösungen für Gastronomen immer wichtiger. Die Digitalisierung dieses Schrittes ermöglicht eine schnellere Bestellabwicklung ohne Versäumnisse (Bestellungen für Tische mit 12 Personen sind nicht immer einfach) und eine zügigere Abrechnung, insbesondere dank Funktionen wie der Aufteilung der Rechnung usw.

Schließlich erleichtert ein solches Tool in der Regel die Buchhaltung, da alles in ein und demselben System erfasst wird, und ermöglicht die Auswertung der erzielten Zahlen.

Solche Tools wurden von verschiedenen Anbietern entwickelt, und wir haben uns für zwei davon entschieden: Tiller Systems und L’addition, die auf die Gastronomie spezialisiert sind.

Ihre Funktionen sind sehr umfassend und werden ständig weiterentwickelt. So hat Tiller Systems beispielsweise zusätzlich ein Bestell- und Liefermodul entwickelt, das mit der Kasse verbunden ist und es Gastronomen ermöglicht, eine einfach zu verwaltende Online-Bestelloption anzubieten. L’Addition bietet seinerseits eine Bestandsverwaltungsfunktion innerhalb des Tools, mit der sich die Verfügbarkeit von Gerichten in der Küche und von zu bestellenden Artikeln in Echtzeit verwalten lässt.

Die Leitung der Einrichtung

Über die Bezahlung hinaus ist es unerlässlich, den Überblick über die gesamte Verwaltung von Lagerbeständen, Lieferungen, Selbstkosten der Gerichte usw. zu behalten. All dies ist zeitaufwendig und erfordert eine sehr gute Organisation, um die Gewinnspanne zu sichern und sicherzustellen, dass alle Zutaten für die Gerichte jeden Tag verfügbar sind.

Diese Verwaltung lässt sich mithilfe digitaler Tools zur Restaurantsteuerung effizienter gestalten. An erster Stelle ist hier Easilys zu nennen, mit dem sich jeder Schritt des Prozesses von der Beschaffung bis zum Service steuern lässt. Dazu gehören die Verwaltung von Lieferantenbestellungen mit wenigen Klicks, die Pflege von Rezeptdaten, die Bestands- und Inventarüberwachung zur Verbesserung der Rückverfolgbarkeit der Produkte sowie die Verwaltung der monatlichen Ausgaben und Einnahmen.

Es handelt sich um eine sehr umfassende Lösung, mit der sich der gesamte Prozess zentralisieren und die Produktivität sowie die Rentabilität steigern lassen. Außerdem ermöglicht sie die gleichzeitige Steuerung mehrerer Standorte.

In diesem Zusammenhang gibt es auch FoodMeUp, ein eher spezialisiertes Tool: Es handelt sich um ein Tool zur Verwaltung von Produktdatenblättern für Gastronomen, mit dem diese alle Informationen zu den verwendeten Produkten und deren Verwendung in Rezeptdatenblättern erfassen können. Das Team plant, seine Lösung um weitere Funktionen zu ergänzen, wie beispielsweise die Bestellung von Produktlisten mit einem Klick.

Die Beschaffung

Gastronomen beziehen ihre Waren oft gerne direkt vom Erzeuger oder zumindest aus zuverlässigen Quellen, um eine hochwertige Küche zu gewährleisten. Dies ist jedoch sehr zeitaufwendig: Zum einen ist es schwierig, angesichts des breiten und vielfältigen Angebots die richtigen Lieferanten zu finden, zum anderen ist es aufwendig, die Beziehungen zu ihnen zu pflegen, um Nachschub zu organisieren, sich über verfügbare Produkte zu informieren usw.

86 %* der Gastronomen geben sogar an, dass sie sich eine App wünschen, über die sie direkt bei lokalen Erzeugern einkaufen können. Akteure aus dem FoodTech-Bereich haben diesen Bedarf erkannt und Lösungen gefunden. Durch die Bündelung des Angebots und den Wegfall von Zwischenhändlern können Gastronomen stets hochwertige Produkte zu wettbewerbsfähigen Preisen finden und dabei Zeit sparen.

Für die Belieferung der Küche mit Lebensmitteln haben wir zwei Start-ups mit unterschiedlichen Ansätzen ausfindig gemacht:

• Califrais: Dieses Start-up listet verschiedene Lieferanten aus Rungis auf einer Online-Plattform auf, auf der Gastronomen die gewünschten Produkte auswählen können. Alle Produkte werden gleichzeitig geliefert und in einer einzigen Rechnung abgerechnet, auch wenn sie von verschiedenen Lieferanten stammen: Der Prozess wird somit vereinfacht.
• Pourdebon: Dieser Marktplatz bringt französische Gastronomen und Erzeuger im Rahmen kurzer Lieferketten zusammen. Über 700 nach strengen Qualitätskriterien ausgewählte Erzeuger, Lieferung innerhalb von 24 Stunden in ganz Frankreich, zentrale Rechnungsstellung. Ein spezielles B2B-Angebot für Gewerbetreibende ist unter pro.pourdebon.com verfügbar.

Eine weitere Beschaffung, die sich von der Beschaffung der Zutaten unterscheidet und ebenso wichtig ist, ist die Beschaffung von Wein.

Gute Weine zu einem guten Preis zu finden, ist möglich, und am besten ist es, wenn man sie direkt beim Erzeuger bezieht. Das wird jedoch schnell kompliziert, da ein Gastronom meist Weine aus verschiedenen Regionen und somit von verschiedenen Weingütern servieren möchte. Das bedeutet also, dass man bei einer ganzen Reihe von Weingütern und/oder Lieferanten bestellen muss, um ein umfassendes Weinangebot zu haben.

Auch hier hat die Digitalisierung ihren Platz gefunden, insbesondere mit „Les Grappes PRO“, das Gastronomen die Möglichkeit bietet, Wein direkt vom Erzeuger über die Plattform zu beziehen: Auch hier ergibt sich ein Zeitgewinn, da die Erzeuger auf einer einzigen Plattform zusammengefasst sind und nur eine einzige Rechnung erstellt wird, selbst wenn eine Bestellung Produkte von mehreren Erzeugern umfasst.

Entdecken Sie Les Grappes Pro

Sie haben nun alle Mittel zur Hand, um Ihr Unternehmen zu digitalisieren und so Zeit und Geld zu sparen sowie Ihre Kunden bestmöglich zufrieden zu stellen!

* Quelle: Studie von FoodServiceVision „Digitale Gastronomie 2018: Stimmen von Gastronomen und Gästen“