¿Cómo evitar las ausencias sin previo aviso en tu establecimiento?

Cientos de reservas cada día y solo una parte de ellas se traduce realmente en una mesa ocupada: las ausencias sin previo aviso no perdonan a ningún establecimiento. Esta práctica consiste en reservar en un restaurante y no presentarse sin haber cancelado la reserva. Además de suponer una pérdida de dinero, esto genera un desperdicio para los restauradores. Si te encuentras en esta situación, tienes varias soluciones a tu disposición para limitar los daños del no-show sin tener que dejar de aceptar reservas por completo.

1. Limitar las reservas

Algunos establecimientos optan por aceptar reservas solo en determinados días o a determinadas horas, lo que les permite dar prioridad a los clientes sin reserva. Otros solo aceptan reservas para un número determinado de comensales o para grupos grandes: una reserva para un grupo numeroso suele ser más fiable que las demás.

Para reducir el número de clientes que no se presentan, también puedes aceptar reservas solo para una parte de tus mesas, con el fin de limitar el número de clientes que podrían no acudir.

2. Ofrecer la posibilidad de reservar en línea

Hoy en día, muchos establecimientos ofrecen la posibilidad de reservar en línea. Este sistema no permite combatir directamente las ausencias sin previo aviso, pero sí ayuda a evitarlas en la medida de lo posible.

Para realizar una reserva por Internet, el cliente debe introducir él mismo ciertos datos que permitirán al establecimiento ponerse en contacto con él en caso necesario. Cuando se realiza una reserva por teléfono, es posible que se produzcan errores en el nombre o en el número de teléfono.

En Internet, a veces también se solicita que se faciliten los datos bancarios. La ley autoriza a los restaurantes a solicitar una autorización de cargo y a cobrar un importe previamente establecido si el cliente no se presenta a la reserva.

3. Confirmar la reserva

Gracias a la reserva en línea, también puedes recordar automáticamente al cliente su reserva. Puedes configurar un sistema automático que envíe un SMS unas horas antes de la reserva para recordar al cliente que ha reservado una mesa y que puede cancelarla en caso de imprevistos.

Una de las principales causas de las ausencias sin previo aviso es que los clientes se olvidan de la reserva o de cancelarla. Se recomienda incluir un enlace de cancelación en estos mensajes de texto o correos electrónicos para facilitar el proceso de cancelación.

4. Llevar a cabo campañas contra las ausencias sin previo aviso

Muchos restauradores han decidido concienciar a los clientes sobre las consecuencias que tienen las ausencias sin previo aviso para sus establecimientos. Estas campañas adoptan diversas formas: desde la concienciación sobre el desperdicio de alimentos que se deriva de las ausencias sin previo aviso hasta la denuncia de aquellos clientes que nunca se han molestado en cancelar su reserva y, aun así, nunca han acudido.

También hay que recordar a los clientes que este fenómeno supone un coste considerable para los restaurantes y puede incluso provocar su cierre si las pérdidas son demasiado grandes, o bien la cancelación de las reservas.

5. No garantizar las mesas en caso de retraso

Cuando un cliente hace una reserva, tienes derecho a informarle de que, si no llega a tiempo, su mesa podría asignarse a otros clientes. Algunas plataformas de reserva online incluso crean listas de espera para las mesas que se cancelan en el último momento y que podrían asignarse a otros clientes en caso de retrasos. Es una forma bastante útil de limitar las pérdidas de alimentos y las pérdidas económicas de su establecimiento.

6. Solicitar una nueva confirmación

Nuestro último consejo para evitar el problema de las ausencias sin previo aviso es pedir siempre al cliente que confirme que acudirá a su reserva. Volver a pedirle confirmación al cliente resulta especialmente útil cuando se trata de una reserva para un grupo grande, ya que te evitará prever innecesariamente cantidades adicionales que, en realidad, no son necesarias. Además, esto le recordará al cliente que ha realizado una reserva.