Come contrastare il fenomeno del no-show nella propria struttura?

Centinaia di prenotazioni ogni giorno, ma solo una parte si traduce effettivamente in un tavolo occupato: il no-show non risparmia nessun locale. Si tratta della pratica di prenotare in un ristorante e non presentarsi senza aver annullato la prenotazione. Oltre a comportare una perdita economica, ciò causa uno spreco per i ristoratori. Se vi trovate in questa situazione, avete a disposizione diverse soluzioni per limitare i danni causati dal no-show senza dover smettere completamente di accettare prenotazioni.

1. Limitare le prenotazioni

Alcuni locali scelgono di accettare prenotazioni solo in determinati giorni o in determinati orari, in modo da dare la precedenza ai clienti senza prenotazione. Altri accettano prenotazioni solo per un numero limitato di coperti o per tavolate numerose: una prenotazione per un gruppo numeroso è spesso più affidabile rispetto alle altre.

Per ridurre il numero di clienti che non si presentano, potete anche accettare prenotazioni solo per una parte dei vostri tavoli, in modo da limitare il numero di clienti che potrebbero non presentarsi.

2. Offrire la possibilità di prenotare online

Oggi molte strutture offrono la possibilità di prenotare online. Questo sistema non consente di contrastare direttamente il fenomeno del no-show, ma permette di ridurlo al minimo.

Per effettuare una prenotazione online, il cliente deve inserire autonomamente alcune informazioni che consentiranno alla struttura di contattarlo in caso di necessità. Quando si effettua una prenotazione per telefono, è possibile che si commettano errori nel nome o nel numero di telefono.

Su Internet capita talvolta che venga richiesto di fornire i propri dati bancari. La legge consente ai ristoranti di richiedere un'autorizzazione di addebito e di prelevare un importo prestabilito qualora il cliente non si presenti all'appuntamento.

3. Ricordare la prenotazione

Grazie alla prenotazione online, puoi anche inviare automaticamente un promemoria al cliente. Puoi impostare un sistema automatico che invii un SMS qualche ora prima della prenotazione per ricordare al cliente che ha prenotato un tavolo e che può cancellarla in caso di imprevisti.

Una delle cause principali del no-show è la dimenticanza di aver effettuato la prenotazione o di averla cancellata. Si consiglia di inserire un link per la cancellazione in questi SMS o e-mail per facilitare la procedura.

4. Condurre campagne contro i no-show

Molti ristoratori hanno deciso di sensibilizzare i clienti sulle conseguenze del no-show per la loro attività. Queste campagne assumono diverse forme: la sensibilizzazione sullo spreco alimentare causato dal no-show, ma anche la denuncia dei clienti che non si sono mai presi la briga di cancellare la prenotazione e non si sono comunque presentati.

È inoltre necessario ricordare ai clienti che questo fenomeno comporta un costo non trascurabile per i ristoranti e può persino portare alla loro chiusura se le perdite sono troppo ingenti, oppure alla cancellazione delle prenotazioni.

5. Non garantire più i tavoli in caso di ritardo

Quando un cliente effettua una prenotazione, avete il diritto di informarlo che, se non si presenta in tempo, il suo tavolo potrebbe essere assegnato ad altri clienti. Alcune piattaforme di prenotazione online creano addirittura liste d'attesa per i tavoli che potrebbero essere cancellati all'ultimo minuto e che potrebbero essere assegnati ad altri clienti in caso di ritardi. Si tratta di un metodo piuttosto utile per limitare gli sprechi alimentari e le perdite finanziarie del tuo locale.

6. Richiedere una nuova conferma

Il nostro ultimo consiglio per evitare il problema dei no-show è quello di chiedere sempre al cliente di confermare che si presenterà effettivamente per la prenotazione. Richiedere nuovamente la conferma al cliente è particolarmente utile quando si tratta di una prenotazione per un gruppo numeroso e vi eviterà di prevedere inutilmente quantità extra che in realtà non sono necessarie. Inoltre, questo servirà a ricordare al cliente che ha effettuato una prenotazione.