Gli strumenti digitali indispensabili per i ristoratori

Il digitale ha fatto il suo ingresso nella maggior parte dei settori e la ristorazione non fa eccezione. Da alcuni anni si assiste a una maggiore consapevolezza da parte dei ristoratori, ma anche all'arrivo di soluzioni digitali in grado di soddisfare le loro esigenze, sia in sala che dietro le quinte dei ristoranti.

Anche se questo settore non è destinato a diventare digitale al 100% – dato che il contatto umano rimane fondamentale – il digitale ha comunque un ruolo importante e sta diventando addirittura indispensabile per sviluppare e fidelizzare la clientela. La maggior parte dei clienti, infatti, consulta Internet o utilizza app per scegliere il ristorante, prenotare e poi valutarlo, essendo sempre più esigenti riguardo all’esperienza che vivono in sala.

Abbiamo quindi deciso di offrirvi una panoramica degli strumenti digitali indispensabili per i ristoratori, articolata in 6 fasi fondamentali della loro attività quotidiana.

Le assunzioni

Per assumere il proprio personale, un ristoratore può ricorrere ai classici siti di reclutamento online, ma questi non sempre sono adatti alle sue esigenze. A causa di un turnover molto elevato e di una forte stagionalità, il fabbisogno di personale dei ristoratori è spesso urgente e temporaneo. Durante alcuni weekend festivi, nelle vacanze estive o anche quando un cameriere è malato, i ristoratori possono aver bisogno di un rinforzo immediato del proprio organico.

Tuttavia, lasciare un annuncio sulla porta di casa o nasconderlo in un sito di offerte di lavoro non consente un reclutamento rapido.

Per ovviare a questo problema, Brigad ed Extracadrabra hanno lanciato una piattaforma che permette ai ristoratori di entrare in contatto con personale (camerieri, cuochi, ecc.) per periodi di tempo limitati. Brigad promette addirittura ai ristoranti di fornire personale aggiuntivo entro un'ora!

La gestione delle risorse umane

Oltre all'assunzione, i team nel settore della ristorazione sono spesso piuttosto numerosi e devono essere gestiti con efficacia. Infatti, la ristorazione presenta un ritmo di lavoro diverso da quello d'ufficio e si svolge in fasce orarie molto ampie. È quindi necessario gestire i turni del personale tenendo conto dei vincoli e delle disponibilità di ciascuno. I turni cambiano spesso di settimana in settimana e i responsabili impiegano un sacco di tempo a rielaborarli continuamente.

Diverse start-up si sono lanciate in questo settore, in particolare Skello, che consente di gestire online i turni di lavoro e il personale. Il loro software permette di creare automaticamente un piano di turni con pochi clic, tenendo conto delle regole e dei vincoli specifici del personale e dei relativi contratti.

La prenotazione

La prenotazione, che un tempo veniva effettuata per telefono, oggi avviene principalmente online. È importante sapere che un francese su due prenota online in un ristorante. Al contrario, un ristorante su due offre ormai un servizio di prenotazione online.* Disporre di un sistema di prenotazione online diventa quindi una necessità.

Oltre a ciò, questo permette ai ristoratori di garantire un maggior numero di prenotazioni e di risparmiare tempo centralizzando tutte le prenotazioni, senza tralasciarne nessuna e pianificando meglio in anticipo la distribuzione dei tavoli.

Diverse aziende offrono un sistema di prenotazione ai ristoratori e ZenChef è una di queste. Questa start-up offre un servizio molto completo che permette ai ristoratori di creare il proprio sito web, se non l'hanno ancora fatto, e di integrarvi un sistema di prenotazione. Questo sistema di prenotazione consentirà inoltre ai ristoratori di fidelizzare i propri clienti, poiché potranno raccogliere informazioni su di loro e quindi comprenderne meglio le esigenze e comunicare con loro.

Soluzione per la cassa o per i pagamenti

Sempre nell'ottica di risparmiare tempo e garantire la soddisfazione dei clienti, le soluzioni digitali per la gestione dei registri di cassa e dei pagamenti stanno diventando indispensabili per i ristoratori. La digitalizzazione di questa fase consente di evadere gli ordini più rapidamente, senza omissioni (gli ordini per tavoli da 12 non sono sempre facili da gestire) e di velocizzare il pagamento, grazie in particolare a funzionalità che permettono di dividere il conto, ecc.

Infine, questo tipo di strumento consente in genere di semplificare la contabilità, poiché tutti i dati sono registrati nello stesso sistema, e di ottenere analisi dei risultati ottenuti.

Questo tipo di strumento è stato sviluppato da diversi operatori e ne abbiamo selezionati due: Tiller Systems e L’addition, specializzati nel settore della ristorazione.

Le loro funzionalità sono molto complete e in continua evoluzione. Ad esempio, Tiller Systems ha sviluppato un modulo aggiuntivo per gli ordini e le consegne collegato al registratore di cassa, che consente ai ristoratori di offrire un’opzione di ordinazione online facile da gestire. L’Addition, dal canto suo, offre una funzione di gestione delle scorte integrata nello strumento, che permette di monitorare in tempo reale la disponibilità dei piatti in cucina e degli articoli da ordinare.

La gestione della struttura

Oltre alla gestione dei pagamenti, è fondamentale tenere sotto controllo la gestione complessiva delle scorte, delle consegne, dei costi di produzione dei piatti e così via. Tutto ciò richiede tempo e un'ottima organizzazione per mantenere i margini e garantire che tutti gli ingredienti necessari per i piatti siano disponibili ogni giorno.

Questa gestione può aumentare la produttività grazie a strumenti digitali per la gestione dei ristoranti. Innanzitutto va menzionato Easilys, che consente di controllare ogni fase del processo, dall’approvvigionamento al servizio. Ciò comprende la gestione degli ordini ai fornitori con pochi clic, la gestione delle schede ricette, il monitoraggio delle scorte e degli inventari – che migliora la tracciabilità dei prodotti – e la gestione delle spese e delle entrate mensili.

Si tratta di una soluzione molto completa che consente di centralizzare l'intero processo e di aumentarne la produttività e la redditività. Permette inoltre di gestire più strutture contemporaneamente.

Sulla stessa linea, c'è FoodMeUp, uno strumento più specializzato: si tratta di un sistema di gestione delle schede tecniche destinato ai ristoratori, che consente loro di catalogare tutte le informazioni relative agli ingredienti utilizzati e al loro impiego attraverso schede specifiche per ogni ricetta. Il team prevede di integrare la propria soluzione con ulteriori funzionalità, come la possibilità di ordinare le liste degli ingredienti con un solo clic.

L'approvvigionamento

I ristoratori spesso preferiscono rifornirsi direttamente dal produttore o, quantomeno, procurarsi prodotti di qualità per garantire una cucina di alto livello. Tuttavia, ciò richiede molto tempo: da un lato per individuare questi fornitori, vista l'ampia e variegata offerta, e dall'altro per gestire i rapporti con loro al fine di rifornirsi, conoscere i prodotti disponibili e così via.

L'86%* dei ristoratori dichiara addirittura di desiderare un'app per acquistare direttamente dai produttori locali. Gli operatori del settore FoodTech hanno colto questa esigenza e hanno trovato delle soluzioni. Centralizzando l'offerta e riducendo gli intermediari, i ristoratori possono trovare sempre prodotti di qualità a prezzi competitivi, risparmiando tempo.

Per l'approvvigionamento dei prodotti in cucina, abbiamo individuato due start-up con approcci diversi:

• Califrais: questa start-up riunisce su una piattaforma online diversi fornitori di Rungis, consentendo ai ristoratori di scegliere i vari prodotti che desiderano. Tutti i prodotti vengono consegnati contemporaneamente con un'unica fattura, anche se provengono da fornitori diversi: il processo risulta così semplificato.
• Pourdebon: questa piattaforma mette in contatto ristoratori e produttori francesi nell'ambito della filiera corta. Oltre 700 artigiani selezionati in base a rigorosi criteri di qualità, consegna in 24 ore in tutta la Francia, fatturazione centralizzata. Un'offerta B2B dedicata ai professionisti è disponibile su pro.pourdebon.com.

Un altro aspetto, distinto dall'approvvigionamento degli ingredienti ma altrettanto importante, è quello del vino.

Trovare ottimi vini a un buon prezzo è possibile, e il modo migliore è rifornirsi direttamente dal produttore. Tuttavia, la situazione si complica rapidamente, poiché un ristoratore vorrà spesso servire vini provenienti da diverse regioni e quindi da diverse tenute. Ciò implica quindi dover effettuare ordini presso numerose tenute e/o fornitori per poter disporre di un'offerta completa di vini.

Anche in questo caso il digitale ha saputo trovare il suo spazio, in particolare con Les Grappes PRO, che offre ai professionisti della ristorazione la possibilità di rifornirsi di vino direttamente dai produttori attraverso la propria piattaforma: anche in questo caso si ottiene un risparmio di tempo, poiché i produttori sono riuniti su un’unica piattaforma e la fatturazione è unica, anche quando un ordine coinvolge più produttori.

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Ora avete tutti gli strumenti necessari per digitalizzare la vostra struttura e, di conseguenza, risparmiare tempo e denaro, oltre a soddisfare al meglio i vostri clienti!

* Fonte: studio di FoodServiceVision «Ristorazione digitale 2018: le testimonianze di ristoratori e clienti»