Gestión de existencias para tiendas de vinos y restaurantes

Gestionar las existencias nunca es fácil para un restaurador o un sumiller: llevar un control de las entradas y salidas, saber cuándo reponer sin quedarse con exceso de stock o sin existencias... Ya se trate de vino o de los productos necesarios para el menú, es fundamental llevar un buen control de las existencias para garantizar una oferta completa a los clientes y evitar frustraciones.

Utilizar un programa informático especializado en la gestión de existencias

Si te equipas con las herramientas adecuadas, podrás asegurarte de no pasar nada por alto y gestionar correctamente tus existencias. El seguimiento mediante Excel o incluso una hoja de papel da pie rápidamente a errores y olvidos. Con la tecnología digital, existen soluciones más fiables y rápidas para controlar todas las entradas y salidas de botellas de las existencias y para saber cuándo es el momento adecuado para hacer un pedido.

Las herramientas digitales le permiten, por tanto, ganar en fiabilidad y ahorrar mucho tiempo, ya que muchas tareas se automatizan o incluso se eliminan. El tiempo que ahorra en las tareas administrativas se traduce en más tiempo para dedicarse a la calidad de su servicio, a la selección de productos y a su cocina. Hemos seleccionado para usted algunas herramientas de entre la amplia oferta existente en materia de gestión digital de existencias.

Para la gestión de las existencias de vino

Para la gestión específica de las existencias de vino, existe la herramienta Somm’it, que se define como un sumiller digital que ayuda a elaborar la carta de vinos, a seleccionarlos, a realizar un seguimiento de los resultados de ventas y, sobre todo, a controlar las existencias de la bodega.

La ventaja de esta herramienta es que te permite gestionar tus ventas de vino y, al mismo tiempo, te avisa cuando es necesario reponer existencias. Está diseñada específicamente para el vino, por lo que se adapta perfectamente a la gestión de tu bodega. Sin embargo, esta misma característica también supone un inconveniente, ya que no te permitirá llevar un control de las existencias de otros productos de tu restaurante, como los necesarios para tus menús, otras bebidas, etc.

Para la gestión global de las existencias

Si necesitas una herramienta de gestión de inventario más completa (que abarque todos los productos), te recomendamos L’Addition. L’Addition es un sistema de caja registradora que va mucho más allá de la gestión de existencias. Esta herramienta también incluye la toma de pedidos, el cobro y un sistema de reservas. El hecho de que sea tan completo hace que su función de gestión de existencias sea fácil de usar y gestionar. Con un solo clic puede registrar las entradas de cantidades y sus precios. También tendrás que definir una cantidad de referencia que corresponda a la cantidad a partir de la cual debes reponer tus existencias. También puedes indicar las salidas de stock correspondientes a roturas o productos caducados, etc. Por último, el hecho de que esta herramienta esté conectada con la herramienta de toma de pedidos permite al camarero saber directamente al tomar el pedido si un plato está disponible en la cocina o no.

En la misma línea, también está la herramienta Easilys, que permite gestionar fácilmente las entradas y salidas de stock. Esta herramienta no funciona como caja registradora, pero es muy completa, ya que permite gestionar los menús y las recetas del restaurante, lo cual es muy importante para la gestión de existencias a la hora de conocer las cantidades de cada producto.

Algunas reglas básicas de la gestión de existencias

Así pues, ya tienes una idea de las herramientas digitales que existen para gestionar el stock y de sus funcionalidades. A pesar de esta automatización, siempre hay que tener en cuenta algunas reglas básicas en la gestión del stock:

• Comprueba periódicamente si el stock real coincide con el que figura en la herramienta. Siempre puede haber olvidos a la hora de registrar entradas o salidas manualmente.
• seguir la regla de «primero en entrar, primero en salir» para evitar que algunos productos caduquen y para poder dar salida a las existencias, sobre todo cuando se quiere renovar la carta
• Prevea las cantidades de cada referencia: es posible que la cantidad de referencia varíe en productos similares si los proveedores son distintos, y la rapidez de entrega puede variar según el proveedor. Por lo tanto, es necesario definirlas bien teniendo en cuenta todos estos factores y posibles imprevistos.
• En el caso de los productos sujetos a variaciones estacionales, indíquelo claramente en la carta para no crear falsas expectativas entre sus clientes.

Así pues, tienes todas las herramientas necesarias para gestionar bien tus existencias y evitar perder demasiado tiempo en ello. Para no perder tiempo en otras tareas administrativas, debes saber que existen muchas otras herramientas imprescindibles para los restauradores en lo que respecta a la gestión de la contratación, las reservas, el abastecimiento, etc.

Por ejemplo, para suministrarles vino, Les Grappes Pro ofrece a los profesionales de la restauración acceso directo a una selección de viticultores, al tiempo que les brinda asesoramiento sobre cómo elaborar su carta y elegir los vinos.

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